MA 6, Prüfung des Scanzentrums
Der bei der Prüfung des Scanzentrums in der Magistratsabteilung 6 ergangenen Empfehlung, Papier in Form von Eingangsrechnungen und diversen Schriftstücken weitestgehend durch elektronische Medien zu substituieren, wird nachgekommen werden.
Von der vom Kontrollamt kritisch beurteilten Praxis, physische Eingangsrechnungen nach der elektronischen Archivierung weiterhin an diverse Dienststellen zu retournieren, wird abgegangen werden.
Maßnahmen zur Senkung der sehr hohen Nachbearbeitungsrate der gescannten Eingangsrechnungen sollen bereits gesetzt worden sein.
Die empfohlene Prozessorganisation hinsichtlich der Behandlung der gesamten Eingangspost und der Abwicklung der internen Postwege im Magistrat der Stadt Wien soll im Zuge des Programmes "Gemeinsame Elektronische Aktenführung im Magistrat" gemeinsam mit der Magistratsabteilung 34 durchgeführt werden.
Um den monetären Nutzeneffekt und die Profitabilität bewerten zu können, empfahl das Kontrollamt, eine Kostenrechnung für das Scanzentrum auf der Grundlage der realisierten und kalkulatorischen Kosten sowie der erzielten Erlöse und kalkulierten Preise zu etablieren. Die Magistratsabteilung 6 wird in Erwägung ziehen, ob eine eigene Kostenrechnung für das Scanzentrum eingeführt wird.