MA 01, Prüfung von SAP-Prozessen
Der Stadtrechnungshof Wien unterzog die SAP-Beschaffungsprozesse zur Bereitstellung von Informations- und Kommunikationstechnologie-Ausstattung für die Magistratsdienststellen der Stadt Wien einer Prüfung.
Bei der vorliegenden Prüfungsthematik wurden die einzelnen durchgeführten Beschaffungen (Bestellungen) auf Basis der im Informationssystem SAP vorliegenden Daten geprüft. Dabei wurden mit der Methode des Process Minings die Daten des Jahres 2017 für alle durchgeführten Beschaffungen (Bestellungen über den "Virtuellen Markt") auf Auffälligkeiten analysiert.
Im Rahmen der Prüfung war festzustellen, dass die Grundlagen für die Arbeit der Magistratsabteilung 01 aufgrund der Organisationsänderung noch nicht vollständig umgesetzt vorlagen. Diese betraf unter anderem den Erlass "MD-OS - 340320-2014; Spezialerfordernisse der Dienststellen; Beschaffungszuständigkeiten; Neufassung" als auch die "SAP Informations- und Kommunikationstechnologie Teilstrategie Version 4.0".
Der Magistratsabteilung 01 waren Evaluierungen bzw. allfällig zu setzende Maßnahmen hinsichtlich folgender Thematiken zu empfehlen:
Den durchlaufenen Prozesspfaden (Ordnungsmäßigkeit und Effektivität), des vorgelegten Soll-Prozesses, der Anlagenaktivierung im Prozess, der Bestellfreigaben, der Funktionstrennung (Vieraugenprinzip) und der Häufungen bei Bestellungen mit Stornierungen auf Basis der aufgezeigten Auffälligkeiten durch die Process Mining Analyse.
Im Zusammenhang mit der während der Prüfung stattgefunden Organisationsänderung war der Magistratsabteilung 01 anzuraten, die ausgesprochenen Empfehlungen auch in Bezug auf die neuen Aufgabenstellungen in den Bereichen des Wiener Krankenanstaltenverbundes - Informationstechnologie und des Allgemeinen Krankenhauses - Abteilung Technik und Informatik zu evaluieren bzw. miteinzubeziehen.