WIENER STADTWERKE GmbH, Prüfung von SAP Beschaffungsprozessen
Der Stadtrechnungshof Wien unterzog die SAP-Beschaffungsprozesse (P2P) der Wiener Stadtwerke GmbH des Jahres 2019 einer Prüfung. Dabei wurden vor allem die Ordnungsmäßigkeit des Prozesses, die Einhaltung von organisationsspezifischen Rahmenbedingungen sowie des Vieraugenprinzips und die Einrichtung und Wirksamkeit von IKSKontrollen berücksichtigt.
Die Beschaffungsprozesse der Wiener Stadtwerke GmbH waren grundsätzlich über das betriebswirtschaftliche System SAP abzuwickeln. Für die Bestell- und Rechnungsbearbeitung war zudem ein elektronischer Workflow über das SAP-Add-on Bestelltool Feeder realisiert. Die Durchführung der Bestell- und Rechnungsbearbeitung war in einer Konzernrichtlinie geregelt.
Im Zeitraum vom 1. Jänner 2019 bis 31. Dezember 2019 wurden von der Wiener Stadtwerke GmbH insgesamt 2.550 Bestellvorgänge mit einem Bestellvolumen von rd. 21 Mio. EUR im betriebswirtschaftlichen System SAP erfasst. Die Analyse dieser Beschaffungsprozesse erfolgte unter Anwendung der Methode des Process Minings.
Die Prüfung des Stadtrechnungshofes Wien ergab, dass die Beschaffungsprozesse in den analysierten Bereichen überwiegend ordnungsgemäß abgewickelt und organisationsspezifische Vorgaben großteils eingehalten wurden. Verbesserungspotenzial war u.a. in der Kennzeichnung von abgeschlossenen und stornierten Bestellungen sowie in der ordnungsgemäßen Durchführung von Bestell- und Rechnungsfreigaben festzustellen. Maßnahmen zur Verbesserung der Bestell- und Rechnungsfreigabeworkflows wurden zwischenzeitlich durch die Wiener Stadtwerke GmbH gesetzt und sollten hinsichtlich ihrer Wirksamkeit geprüft und gegebenenfalls nachgeschärft werden. Ferner sollte die Einhaltung der Zahlungsziele laufend überwacht werden, um bei Bedarf entsprechende Maßnahmen setzen zu können.