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MA 01 und MA 54, Prüfung von Datenprozessen im Virtuellen Markt

Der Stadtrechnungshof Wien unterzog den SAP-Beschaffungsprozess des Virtuellen Marktes auf Basis der SAP-Transaktion der MA 01 - Wien Digital und der Beschaffungszuständigkeit der MA 54 - Zentraler Einkauf und Logistik im Betrachtungszeitraum der Jahre 2017 bis 2019 einer Prüfung.


Dabei wurde der SAP Beschaffungsprozess von Büromaterial des Virtuellen Marktes in der MA 54 - Zentraler Einkauf und Logistik und den restlichen Dienststellen auf die organisationsspezifischen Rahmenbedingungen, die Ordnungsmäßigkeit des Prozessdurchlaufes, das Vieraugenprinzip im Rahmen des Internen Kontrollsystems und die Durchlaufzeit analysiert. Die Analyse dieses Beschaffungsprozesses erfolgte unter Anwendung der Methode des Process Mining.


Im Zuge der Prüfung zeigte sich, dass die von der MA 01 - Wien Digital erstellte SAP Transaktion in der konkreten Verwendung an Grenzen in Bezug auf die Performance der Ausführung, die Einbindung der erforderlichen Produktivsysteme und die entsprechend zur Prüfung notwendigen Daten stieß. In diesem Zusammenhang nahm der Stadtrechnungshof Wien auf eine bereits im Bericht ,,MA 01, Prüfung von SAP-Prozessen, StRH I - 16/17", ausgesprochene Empfehlung Bezug. Da bei der gegenständlichen Prüfung erneut ein Verbesserungspotenzial bei der Umsetzung der Bereitstellung von Prozessdaten des Beschaffungsprozesses festgestellt wurde, sprach der Stadtrechnungshof Wien eine neuerliche Empfehlung an die MA 01 - Wien Digital aus.


Im Zeitraum vom 1. Jänner 2017 bis 31. Dezember 2019 belief sich der Datenumfang auf 135.866 Fälle mit 507.978 Prozessschritten. Die insgesamt 135.866 Fälle betrafen neben der MA 54 - Zentraler Einkauf und Logistik weitere 57 Dienststellen.


In der Betrachtung des Beschaffungsprozesses der MA 54 - Zentraler Einkauf und Logistik waren im Verhältnis zum Gesamtvolumen der Bestellungen nur geringe Abweichungen


 
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